Inkorg

När någon skickar ett meddelande, bokar tid eller lämnar ett omdöme på hemsidan hamnar det i din Inkorg. Inget hänger på att du ser ett mejl: nya saker visas alltid här, även om e-postnotiser är avstängda.

Sidan visar två saker samtidigt: Inkorgen (allt som kommit in) och Agenda (kommande bokningar). Du behöver inte byta flik - på datorn står Agenda till höger, på mobilen under listan. Under ⋯ uppe till höger laddar du ner allt som CSV.

Överst i listan står två knappar: Meddelanden och Personer.

• Meddelanden är listan du känner igen - en rad per sak som kommit in, nyast först.
• Personer är samma sak sorterat per människa - en rad per kund, med det senaste som hände och hur många olästa du har från dem. Öppnar du en person ser du hela historiken som en konversation: vad de skrev, när du svarade, och bokningarna däremellan.

SnabbSajt kommer ihåg vilket läge du valde, per hemsida. Vill du ändra status, språk, anteckning eller radera personen finns allt under ⋯ i konversationen.

Meddelanden utan e-postadress kan inte bli en person - de finns bara under Meddelanden, och Personer-listan säger till när det finns sådana.

På en bred skärm öppnas meddelandet bredvid listan i stället för ovanpå den, så du kan gå vidare till nästa utan att stänga. På en smalare skärm glider det in från höger, och på mobilen fyller det skärmen som förut. Svarsrutan står alltid öppen, och du behöver inte trycka Svara först.

Gör så här

1. Öppna Inkorgen.
2. Låt filtret Att göra vara på. Det visar bara sådant du inte hanterat.
3. Öppna en rad för att se allt, eller tryck på svarspilen till höger för att svara utan att öppna.
4. Svara. Ärendet markeras som Hanterad av sig självt.

Det här händer när du är klar: ingenting raderas. Du kan när som helst markera det som inte hanterat igen, och samma siffror syns under Statistik.

Beta av listan

Varje rad visar vem det var och vad de ville. Använd filtren för att se bara det du behöver:

• Att göra - inte hanterat än. Det här är det användbara läget.
• Meddelanden, Bokningar, Omdömen - en typ i taget.

Sök på namn, e-post, telefonnummer, det de skrev eller tjänsten de bokade för att hitta någon igen. Sökningen går igenom allt hemsidan har tagit emot, inte bara det som syns på skärmen - en kund från i fjol är en sökning bort, utan att du först behöver trycka "Visa äldre". När du svarar markeras raden som Hanterad - det går att ångra, och att markera som ej hanterad senare.

Vad du kan göra med en rad

Överst står det varifrån meddelandet kom: vilket formulär, vilken sida och vilken hemsida - till exempel "Kontaktformulär på Kontakt · Café Nord". Har du flera formulär ser du direkt vilket som faktiskt ger dig kunder. Samma siffror finns samlade under Statistik, som visar vilket formulär som ger flest meddelanden.

Har någon väntat mer än ett dygn står det Väntar 2 d på raden. Snabbt svar är ofta hela skillnaden mellan ett jobb och ett förlorat jobb.

Öppna en rad så får du de val som passar just den - eller tryck på svarspilen till höger på raden för att svara direkt utan att öppna.

Längst ner står det du gör oftast som knappar. Resten - öppna kundens kontaktkort, arkivera, skräppost, avboka, utebliven, skriv ut och ta bort - ligger bakom ⋯-knappen längst till höger, så raden inte blir en vägg av val.

• Svara med e-post eller Ring - direkt från raden.
• Föreslå svar (AI) - låter AI:n skriva ett första utkast som du redigerar. Det kostar 1 AI-kredit.
• Tala in - spela in ditt svar med mikrofonen så blir det text du kan läsa igenom och ändra innan du skickar. Medan den spelar in blir knappen röd med en stoppsymbol - tryck igen för att stoppa. Inget ljud går till kunden.
• Svarsmallar - spara svaren du ändå skriver om och om igen, och återanvänd dem.
• Anteckning - en privat notering som bara du ser.
• Följ upp - sätt ett datum (imorgon, om 3 dagar, eller eget). När dagen är inne dyker förfrågan upp under Att göra, i "Behöver dig" på företagets startsida, och du får ett mejl. Flyttar eller tar du bort påminnelsen uteblir mejlet. Har du stängt av Nya förfrågningar under notiser skickas det inte.
• Skräppost - arkiverar meddelandet och stoppar samma e-postadress från att nå inkorgen igen. Ångra direkt i rutan som dyker upp om du råkade fel.
• Arkivera - bort ur listan, fortfarande sökbar. Att ta bort är permanent; kunden finns kvar under Personer med sin historik. Har kunden bett dig radera sina uppgifter är det den andra knappen som gäller: Ta bort kontakt under Personer → ⋯ → Uppgifter om personen raderar personen - meddelanden, bokningar och väntelista, tillsammans med kontaktkortet. Betalda bokningar, fakturor, offerter och ordrar sparas, för det kräver bokföringslagen.
• Skriv ut / spara som PDF - hela förfrågan på papper att ta med i bilen, eller som PDF att spara. Knapparna och menyerna följer inte med - bara vem det var, vad de ville och din anteckning.

Bokningar

En bokningsrad går att boka om (du väljer en ny ledig tid), markera som utebliven eller återställa efter en avbokning. När jobbet är gjort trycker du på Slutför bokningen - det är något annat än att markera raden som hanterad, som bara betyder att du är klar med meddelandet.

Att ta bort en bokning. Är tiden fortfarande bokad och inte passerad får kunden ett mejl om att den är avbokad, och tiden försvinner ur deras kalender - de dyker inte upp till en tid du inte längre har. Vill du att kunden får besked utan att raden försvinner använder du Avboka i stället: tiden frigörs, kunden meddelas och bokningen ligger kvar i listan.

Policyn för obetalda bokningar är 36 månader efter besöksdatumet. Automatisk rensning startar efter att den uppdaterade integritetspolicyn har publicerats. Betalda eller återbetalda bokningar sparas längre när bokföringslagen kräver det.

Omdömen

Ett omdöme du gillar läggs till på hemsidan med ett klick. Det hamnar i utkastet, så publicera för att visa det för besökare.

Få veta direkt

Nya saker hamnar alltid i Inkorgen, och vi mejlar dig också. Använder du iPhone-appen får du dessutom en notis i samma sekund som en förfrågan kommer in - tryck på den och du landar på meddelandet. Appen frågar en gång, första gången du öppnar den. Notisen säger vem som skrev, aldrig vad, så inget privat syns på en låst skärm.

Samma notis går att slå på i webbläsaren: Inställningar → Ditt konto → Notisutskick → Notiser på den här enheten. Den gäller en webbläsare i taget, så du kan slå på den både på datorn och i mobilen. Webbläsaren frågar om lov första gången. Har du redan svarat "blockera" måste du tillåta notiser i webbläsarens egna inställningar - vi kan inte fråga igen.

Välj vilka mejl du vill ha

Mejlen om den här hemsidan sitter under Inställningar → Notiser, och du väljer en sak i taget:

• Nya förfrågningar - någon fyllde i ett formulär.
• Nya bokningar - någon bokade en tid, eller avbokade själv.
• Nya omdömen - en kund lämnade ett omdöme.

Stänger du av en av dem försvinner ingenting. Förfrågningar, bokningar och omdömen hamnar i Inkorgen precis som vanligt - du blir bara inte störd.

Två reglage i samma lista skickar mejl till någon annan än dig, och det står på dem:

• Skicka automatiskt svar till besökaren - ett kort "vi har tagit emot ditt meddelande" i hemsidans namn, när formuläret innehåller en e-postadress.
• Fråga kunden om ett omdöme - när en faktura är betald, en bokning är klar eller en order är betald mejlar vi kunden i hemsidans namn och frågar hur det gick. Det är på från början. Stänger du av det slutar vi fråga, i alla tre fallen. Kunden kan också tacka nej själv, direkt i mejlet.

Under dem sitter två mejl som handlar om ditt konto och inte om en enskild hemsida: Veckosammanfattning (ett mejl i veckan, bara veckor då något hände) och Tips och nyheter. Kvitton och säkerhetsmeddelanden skickas alltid.

Stänger du av "Nya förfrågningar" stängs telefonnotisen för nya förfrågningar av också. Det är ett val, inte två.

Det går även att stänga av direkt i mejlet: längst ner i varje sådant mejl finns "Stäng av den här typen av mejl". Du behöver inte logga in - länken visar samma fyra val, och du kan slå på dem igen därifrån.

När ett mejl inte kommer fram

Studsade en bekräftelse eller ett svar till en kund säger Inkorgen det högst upp, och vem det gällde. Adressen är oftast bara felskriven - hör av dig på annat sätt.

Gick notisen till dig inte fram - fel adress, eller ingen adress alls - står det i stället på din översikt. Att mejla dig om en trasig mejladress skulle ju inte heller nå fram. Meddelandet är aldrig borta: det ligger här.

Nästa steg

• Ta emot bokningar - varifrån bokningarna kommer.
• Statistik - vilka sidor som skapar kontakterna.

---